Vi står til enhver tid ovenfor valg og prioriteringer. Det kan være ideer, arbeidsoppgaver, beslutninger, strategier, handlinger …
Hvem har ikke vært ikke vært i situasjonen med en endeløs liste av arbeid samtidig som en har en følelse av at en allerede gjør altfor mange ting? Leveransene blir halvveis eller i verste fall ikke noe av. Man kan føle at begeret er i ferd med å renne over og kjenne et savn etter å få balanse i kaoset. De vante tankene kommer; Hvorfor påtar en seg så mye arbeid på en gang? Er alt virkelig like viktig?
Hva er prioritering?
Prioritering for meg handler om å identifisere, vurdere og rangere hvilke oppgaver man ønsker å sette søkelys på. Jeg liker å organisere og visualisere arbeid og ideer ut ifra hva jeg ønsker å fokusere på og hva jeg ikke ønsker å fokusere på. Selv om man nedprioriterer noe, betyr ikke det nødvendigvis at man ikke kommer til å gjøre det men at det er noe som kan prioriteres senere.
Prioriteringsteknikker kan hjelpe med å finne ut av hva som gir mest verdi ved å vurdere lite arbeidsinnsats, tidsbruk, kostnad og avhengigheter.
Hvordan prioritere?
Det finnes en mengde forskjellige teknikker man kan benytte for prioritering. Å velge teknikker er en smakssak. Selv liker jeg å velge teknikk ut ifra hvilken situasjon det er og hva er det som skal prioriteres. Man kan teste og eksperimentere med forskjellige teknikker for å se hvilken passer best for sitt formål.
Nedenfor har jeg beskrevet noen ulike teknikker man kan benyttes.
Krysset
Prioriteringskrysset er en teknikk jeg ofte bruker.
Det er en enkel måte å vurdere for eksempel innvirkning mot innsats. Tegn eller se for deg et kryss (+) slik at du får 4 inndelinger. Øverste delen til venstre har høy verdi med lav innsats (Ja det er mulig!). Delen øverst til høyre gir også høy verdi men krever mye innsats (ikke noe man starter på fredag etter lunsj) og trenger sannsynligvis å brytes ned for at innsatsen blir mindre. Nederst til venstre gir lav verdi men krever lite (Fint å gjøre fredag etter lunsj!) Nederst til høyre gir lav verdi og krever mye innsats (Ikke noe å prioritere nå)
Skriv ned eller tenk på det som skal vurderes og plasser dem i de forskjellige inndelingene. De som havner øverst til venstre (høy verdi, lav innsats ) er absolutte det som bør få høy prioritet. Mens det som havner nederst til høyre er noe som ikke bør prioriteres akkurat nå.
Teknikken passer kjempefint og alltid enkel å benytte.
Illustrasjon av Prioriteringskrysset
MoSCoW
En annen teknikk som jeg synes er bra er MoSCoW-modellen. Ønsker man for eksempel å lage eller har ansvar for et produkt, en løsning eller en applikasjon kan denne være ypperlig å kunne beherske.
Den kan brukes til å prioritere alt fra for eksempel forbedringsønsker fra bruker, funksjoner, krav, arbeidsstykker og også veldig nyttig på mange andre områder, for eksempel forskjellige ideer.
Alt man trenger er en whiteboard, tusj og Post-it lapper (eller for digitalt, et tegningsverktøy med mulighet til å legge til digitale Post-it). Tegn opp 4 seksjoner, Må ha (Must have), Bør ha (Should have), Kan ha/Kjekt å ha (Could have), Ikke nå (Won’t have). Her er det viktig å også sette seg klare kriterieskiller på kategoriene på hva man anser som grunnlag for å kunne bli plassert i de ulike seksjonene. For eksempel,
Må ha — Produktbehov som er obligatoriske og ikke særlig forhandlingsrom på. Bør ha— Viktig forbedring som ikke er kritisk, men gir høy verdi. Kan ha — Forbedring som er kjekt å ha, men gir liten innvirkning hvis den utelates. Ikke nå — Ikke prioritere forbedringer på dette tidspunkt.
Team kan man gå sammen og skrive ned alle de forskjellige for eksempel arbeidsstykkene på Post-it lappene og diskuter sammen i teamet på bakgrunn av for eksempel brukertilbakemeldinger og plasser dem i kategoriene Må ha, Bør ha, Kan ha/Kjekt å ha eller ikke gjøre det akkurat det nå. Her kan det være lurt å skape rom for å stille spørsmål og gode diskusjoner.
Illustrasjon av MoSCoW
Polarstjernen
Ønsker man å utvide visualiseringen kan man legge til for eksempel produktmålet eller målet innenfor et gitt intervall (sprintmål) etc. og illustrere hvilke saker som skal prioriteres for å nå målet.
Illustrasjon av MoSCoW med Polarstjernen
Weighted Shortest Job First
Weighted Shortest Job First (WSJF) er en teknikk som benyttes i blant annet SAFe. Denne passer bra for større organisasjoner med mange team og initiativer og ønsker å sette fokus og prioritering på alle de ulike initiativene man jobber med. Ut ifra en beregning får man en scoring (WSJF) på hvilket initiativer som man kan prioritere og fokusere på. Dette er en omfattende teknikk man kan lære mer om gjennom for eksempel et SAFe kurs.
Illustrasjon av WSJF
Finn teknikkene som passer deg best
Det finnes andre gode teknikker og metoder jeg kan nevne her som 100 dollar Test, Prioritets poker, Kano modellen med flere. Jeg liker å teste ut forskjellige metoder for å se hvilken som gir god nytte og passer best for det som skal prioriteres, ikke låse seg for mye til en modell og si “jeg benytter bare…” eller “vi benytter kun..” men gjerne bli inspirert fra flere. For å kunne gjøre mer eller gjøre noe annet er man som oftest nødt til å også gjøre mindre av det man allerede gjør.