...og hvordan gjennomfører man de?
I agile metoder har man ofte en eller annen form for møtepunkt hvor hensikten er forbedring og læring, ofte kalt retrospektiv. Dette er et møtepunkt for å belyse forbedringsmuligheter basert på forrige periodes arbeid.
Det er tilsynelatende enkelt å prioritere bort slike møtepunkter i en hektisk hverdag. Hvorfor skal man bruke tid på allerede utført arbeid, når arbeidet hoper seg opp foran deg?
Svaret er at innsikten man får av en godt utført retrospektiv er en super kilde til forbedring, effektivisering og team-/medarbeiderutvikling.
For det første legger retrospektiven til rette for kontinuerlig læring og forbedring. Refleksjoner rundt hva man som team bør gjøre mer av, hva som kan gjøres på en annen måte og hva man bør slutte å gjøre vil hjelpe teamet å kartlegge flaskehalser og siden fjerne de. Fokuset er på arbeidet som utføres, ikke av hvem.
Videre stimuleres åpenhet og kommunikasjon. Retrospektiven skal være en trygg arena hvor man kan dele tanker, gleder og bekymringer knyttet til arbeidet og arbeidsoppgavene. Det kan oppleves lettere for teamet å dele sine perspektiver i et slikt forum enn å ta det opp i et tilfeldig møte.
En retrospektiv legger også til rette for personlig utvikling. Når man deler egne erfaringer, åpner man også for at andre kan lære av de og utvikle egne ferdigheter. I tillegg åpner man for andres innspill og tilbakemeldinger, som kan gi verdifull input til den enkelte. Dette stimulerer også til å flytte fokuset fra problem til løsning, slik at den enkelte og teamet blir mer løsningsorienterte.
Retrospektiv er også en god måte å følge fremdriften mot teamets og virksomhetens mål. Gode kontrollspørsmål er hvorvidt arbeidet som ble utført bidrar til måloppnåelse, og om målene fortsatt er de samme.
Utført riktig, kan altså retrospektivene altså bidra til å
utvikle teamet og gjøre det mer effektivt
bygge opp en støttende og inkluderende teamkultur
legge til rette for personlig utvikling og løsningsorientering
sikre måloppnåelse
Hvordan gjennomføre en god retrospektiv
I sin enkleste form kan retrospektiven gjennomføres med gule lapper og følgende spørsmål:
Hva syns vi fungerte bra i forrige periode?
Hva syns vi kunne vært bedre i forrige periode?
Hva skal vi gjøre annerledes i neste periode?
Uansett hvilke spørsmål og hjelpemidler du velger, er det viktig at du eller den som fasiliterer sørger for følgende:
At agendaen er klar og hensikt med retrospektiven er tydelig for alle
Dette er spesielt viktig dersom det er første gang du og teamet gjennomfører en retrospektiv.
At alle har tilgang til (lik) informasjon, feks hvilke oppgaver som er løst og ikke. Dersom du fasiliterer retrospektiven er det også nyttig at du kjenner litt til hvilke utfordringer teamet hra møtt underveis.
At det er et trygt og støttende miljø, slik at alle opplever det trygt å være åpen og ærlig i sine tilbakemeldinger. Vær obs på at alle deltar på lik linje, og at alle får sagt sitt.
Analyserer dataen i møtet, og finner mønstre og har en forståelse for rotårsaker
Identifiserer hvilke områder som må gjøres noe med og prioriterer hva som skal gjøres først
Lag konkrete tiltak av forbedringsområdene, lag en plan for hvem som skal følge opp, og når tiltaket skal være gjennomført
Feire suksesser
Følg opp i etterkant og forsikre om at tiltakene i forbedringslisten faktisk utføres. Et godt tips kan for eksempel være å legge inn en staus på tiltakene fra forrige gang i starten av hver retro.
Et par tips til gode verktøy
Det finnes mange gode digitale verktøy som kan hjelpe deg på vei. Et eksempel er Miro, som enkelt forklart er et digitalt whiteboard hvor alle i teamet kan skrive sine egne digitale post-its. Her finnes også mange ulike templates for retrospektiver som er klare til bruk.
Bloggen Retromat.org er også en god kilde til ulike teknikker og måter å gjennomføre retrospektiv på, uavhengig av om du gjennomfører fysisk eller digitalt. Her finner du mengder av spørsmålsett og tips til gode check-ins og icebreakers. Snart kan du også finne oppsettene i Miro, i følge forfatteren bak bloggen.
Lyst å teste retrospektiv?
Vi tilbyr en gratis retrospektiv for nye kunder. Ta kontakt med oss, så tar vi en prat om hva vi kan tilby!